Uno de los objetivos fundamentales de XML es permitir la posibilidad de intercambiar datos de forma estructurada entre diferentes sistemas. Al tratarse de un formato de texto plano y ser un lenguaje estandarizado, hace que esta transferencia sea muy ágil e independiente de la plataforma utilizada.
Base de datos, XML permite guardar datos de forma estandarizada para luego poder ser tratados por multitud de lenguajes diferentes. Su manejo es mucho más sencillo que bases de datos como MySQL y mucho más rico que utilizar ficheros de texto planos.
La principal función de usar XML en una base de datos es proporcionar un lenguaje estructurado más sencillo de leer y de entender. Por otro lado, a partir de las bases de datos en XML se pueden generar archivos con otras extensiones para ser compartidos y la información sea más fácil de leer, por ejemplo documentos PDF.
Conversor, actualmente son muchos los formatos que ofrecen servicios de conversión a XML, como PDF, HTML, .text, .docx o XHTML.
Gracias al XML se pueden crear reglas y relaciones semánticas sencillas que permiten definir y organizar la manera en la que se estructuran los datos.
Dentro de las empresas hay veces que utilizan el xml para estructurar la información de facturas o pedidos y también para mandar información de un departamento a otro.